les collectivités

Le risk management ou la gestion des risques ne se limite pas à la souscription d’un contrat d’assurance mais à anticiper les événements qui empêcheraient une collectivité de réaliser sa mission de service public.
 
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EXPERTISES AUPRÈS DES COLLECTIVITÉS

UNE STRUCTURE DÉCENTRALISÉE INCLUANT DE NOUVELLES TECHNOLOGIES DANS UN ANCRAGE TERRITORIAL CONSOLIDÉ PAR PLUS DE 20 ANS DE RELATIONS DE CONFIANCE RENOUVELÉE ET DES LIENS PRIVILÉGIÉS TISSÉS AVEC LES COLLECTIVITÉS.

A L’ÉCOUTE DE NOS CLIENTS, NOS SUPPORTS ET NOS OUTILS ÉVOLUENT AVEC LES EXIGENCES DES COLLECTIVITÉS ET DES PERSONNES QUI LES UTILISENT. ARIMA INSCRIT DANS SES PROCÉDURES COMMERCIALES, LA RÉALISATION ANNUELLE D’ENQUÊTES DE SATISFACTION CLIENTS DONT LES RÉSULTATS SONT MIS À DISPOSITION ET COMMUNIQUÉS.

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Domaines
de
l’assurance

Procédures
de passation
de marché

Fusions et
groupements
de commandes

Prévoyance
des OPH

Méthodologie


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Assurance dommages aux biens

  • C’est la garantie des biens mobiliers et immobiliers (bâtiments, contenus, ouvrages d’art et de génie civil, mobilier urbain…) en lien avec des évènements limitativement énumérés tels que : l’incendie, les évènements naturels, les dégâts des eaux, le vol ou notamment le vandalisme.
    C’est ce qu’on appelle communément la «multirisques».
  • La prime est en général calculée sur la base d’un prix au M2
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Assurance cyber risques

  • C’est la garantie des risques liés au piratage informatique et les responsabilités s’y rattachant (hameçonnages, « ransonware », vol de données notamment). On ne garantit pas ici le matériel lui-même mais les conséquences d’une attaque sur le matériel.
  • La prime est calculée en fonction des montants de garantie définis.
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Assurance protection juridique et protection fonctionnelle des agents / élus

  • C’est la garantie de la protection de la collectivité en tant que personne morale mais aussi la protection individuelle des agents et des élus (protection fonctionnelle).
  • La prime est en corrélation avec la taille de la collectivité, du nombre d’agents et d´élus à garantir.
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Assurance construction

Assurance liée à une opération de construction qu’il s’agisse des dommages en cours de construction (tous risques chantier) ou des dommages après réception des travaux (Dommages ouvrage).

  •  La prime est calculée sur la base d’un pourcentage du montant des travaux.
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Assurance tous risques exposition

  • C’est la garantie des expositions temporaires et permanentes (musées) appartenant ou non à la collectivité sous la forme d’une garantie « clou à clou » : les œuvres sont garanties en tous lieux y compris durant le transport.
  • La prime est en général calculée sur la base d’un pourcentage de la valeur assurée.
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Assurance des responsabilités (et environnementales)

  • C’est la garantie des conséquences pécuniaires de la responsabilité de la collectivité ou d’une personne dont elle répond (agents, élus…) à la suite d’un dommage ou préjudice causé à un ou des tiers. La garantie est construite sur la base d’un « tous risques sauf », ce qui n’est pas exclu est automatiquement garanti.
  • La prime est en général calculée sur la base d’un pourcentage de la masse salariale.
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Assurance des prestations statutaires

  • C’est la garantie du personnel CNRACL ou/et IRCANTEC en fonction des prestations à souscrire (décès, accident du travail, maladie, maternité etc…).
  • La prime est calculée sur la base d’un pourcentage de la masse salariale.
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Assurance tous risques informatique

  • C’est la garantie se rapportant aux matériels informatiques mais aussi aux matériels de sonorisation notamment appartenant ou utilisés par la collectivité. Cette garantie est une garantie tous risques incluant aussi la garantie « bris ».
  • La prime est en général calculée sur la base d’un pourcentage de la valeur assurée.
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Assurance des véhicules

C’est la garantie des véhicules terrestres à moteur (légers ou lourds, engins de chantier, remorques et assurance auto mission) appartenant ou utilisés par la collectivité ou une personne dont elle répond, des véhicules personnels des agents dans le cadre d’une mission, du matériel transporté dans les véhicules, de la garantie « bris de machines », de la navigation de plaisance ou/et de la navigation aérienne.

  • La prime est en corrélation avec le nombre de véhicules (entrées et sorties durant la durée du contrat). Il s’agit d’une police flotte, non soumise au coefficient de réduction majoration (bonus malus).
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Assurance prévoyance et santé

Assurance se rapportant à l’adhésion volontaire à une convention de participation dans le but d’aider les agents à acquérir une protection sociale complémentaire en prévoyance et/ou en frais de santé.
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Procédure adaptée (MAPA)

Pour l’État, ses établissements publics autres qu’à caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales et leurs établissements publics ainsi que leurs groupements, conformément à l’article R 2123-1 du Code de la Commande Publique, l’acheteur peut recourir à une procédure adaptée pour passer :

1° Un marché dont la valeur estimée hors taxes du besoin est inférieure aux seuils européens (214 000 € HT) pour les marchés de services.

2° Un lot d’un marché alloti dont le montant total est égal ou supérieur aux seuils de procédure formalisée et qui remplit les deux conditions suivantes :

  1. La valeur estimée de chaque lot concerné est inférieure à 80 000 euros hors taxes pour des services ;
  2. Les "petits lots" d'un marché formalisé des lors que le montant cumulé de ces lots n’excède pas 20 % de la valeur totale estimée de tous les lots ;

En-deçà du seuil de 40 000 € HT, la consultation sera en principe passée sans publicité ni mise en concurrence préalables.

Pour les MAPA entre 40 000 € HT et les seuils de procédure formalisée 214 000 € HT, les modalités de publicité dépendent du statut du pouvoir adjudicateur : 

→ Entre 40 000 € et 90 000 euros HT, les modalités de publicité dépendent du montant, des caractéristiques et du secteur économique concerné 

  • La publicité doit assurer une concurrence réelle
  • La publicité doit être précise

→ Entre 90 000 € HT et les seuils de procédure formalisée 214 000 € HT : une publicité réglementée

Appel d’offres

Au-delà du seuil de 214 000 € HT conformément à l’article R 2124-2 du Code de la Commande Publique, l’acheteur doit recourir à une procédure d’appel d’offres (procédure formalisée) :

L’acheteur choisit librement entre les formes d’appel d’offres suivantes :

1° L’appel d’offres ouvert lorsque tout opérateur économique intéressé peut soumissionner ;

2° L’appel d’offres restreint lorsque seuls les candidats sélectionnés par l’acheteur sont autorisés à soumissionner.

L'appel d'offres est la procédure de principe par laquelle le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice choisit l'attributaire, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats. Celui-ci peut être ouvert ou restreint, l’appel d’offres ouvert étant le plus largement utilisé.


L'appel d'offres est dit ouvert lorsque tout opérateur économique peut remettre une offre. Ces derniers peuvent télécharger ou se voir communiquer le dossier de consultation des entreprises dès publication de l'avis de marché et déposer simultanément leur candidature et leur offre.

Procédure négociée

La procédure avec négociation est une procédure formalisée par laquelle l’acheteur négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs opérateurs économiques. Les règles et les conditions de recours à cette procédure sont différentes selon que l'acheteur est un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice. 

  • Les entités adjudicatrices peuvent y recourir librement
  • Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent passer leurs marchés selon la procédure avec négociation que dans six cas énumérés et strictement encadrés (article R 2124-3 du Code de la Commande Publique)

Bien qu’utilisée par certains acheteurs publics, Centres de gestion ou GHT notamment, Arima Consultants Associés émet des réserves sur cette procédure puisque dès lors qu’un opérateur économique répond aux prestations d’assurance c’est qu’il dispose des technicités et compétences suffisantes, l’assurance étant une profession règlementée. Seul le point 6 de l’article R 2124-3 peut s’appliquer à la relance d’un marché d’assurances.

Spécificité

Une fusion de communes, de structures intercommunales ou de centres hospitaliers implique une remise à plat des contrats d’assurances en vigueur.

Avant la fusion il y a autant d’assureurs, de contrats, de dates d’échéances et de préavis de résiliation, de montants de garanties et de franchises que d’entités.

Les collectivités ou les centres hospitaliers privilégient également les groupements de commandes pour les marchés d’assurance

Les objectifs sont :

  • L'optimisation des budgets assurance
  • La collectivité est le coordonnateur du groupement de commandes pour ses membres

Des avantages procéduraux et une réduction des coûts de publicité

Méthodologie adaptée

Notre méthodologie générale est adaptée à ces situations spécifiques :

  • Intégration dans le cahier des charges des sinistralités fournies,  les montants de franchise etc… des différentes entités.
  • Rédaction du cahier des charges : synthèse et couverture assurantielle de la nouvelle structure

Notre savoir faire : 

25 missions de fusion dont

  • Commune de Bornel (60) – fusion de 3 communes
  • L’ EPT 12 (94) – fusion de 3 communautés de communes
  • Saint Louis agglomération (68) - fusion de 3 communautés de communes

Plus de 54 missions de groupements de commande dont

  • Centre hospitalier de Saint Brieuc (22) – 3 CH et 2 blanchisseries
  • Communauté de communes Leff Armor : 1 communauté de commune - 1 CIAS - 1 office du tourisme - 11 communes - 1 syndicat
  • Communauté d'agglomération de Reims:  6 communes - 1 CCAS -  1  Communauté d’agglomération – structures diverses
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Renouvellement des marchés de prévoyance des OPH

Depuis l’accord collectif national du 12 Juillet 2012, tous les OPH ont dû mettre en place pour les salariés de droit privé, une couverture de prévoyance collective et obligatoire couvrant les risques décès, incapacité et invalidité.
Une dérogation à cet accord est possible dans le cas où les dispositions sont plus favorables aux salariés.

Depuis le 1er Janvier 2017, les salariés nouvellement recrutés sont obligatoirement embauchés selon le droit privé (affiliation à l’AGIRC et/ou/ARRCO) et non plus à l’IRCANTEC.

Les salariés relevant du statut de cadre ou assimilés cadre doivent être couverts par un régime de prévoyance qui respecte les règles dictées par la convention collective des cadres du 14 mars 1947 et son article 7 qui prévoit notamment une couverture Décès.

Il convient d’être très vigilant pour la procédure de remise en concurrence des contrats de prévoyance compte tenu de ces spécificités.

Première phase : identification, évaluation et inventaire des risques

Assurance dommages aux biens 

  • Elaboration de la liste des bâtiments à assurer
  • Définition des montants de garantie à souscrire
  • Mise en place de garanties spécifiques (vol en coffre - transport de valeurs, pertes financières, bâtiments classés monuments historiques...).
  • Détermination des franchises adaptées aux risques.

Assurance des responsabilités  

  • Définition des activités à garantir présentes et futures
  • Détermination de la structure du contrat « tous risques sauf »
  • Définition des montants de garantie à souscrire
  • Mise en place des garanties annexes (individuelle accidents – « assistance » en cas de déplacements…)
  • Détermination des franchises adaptées aux risques

Assurance RC environnement 

  • Analyse des risques liés à ce type de responsabilité (installations soumises à autorisation ou déclaration) 
  • Evaluation de la nature des sites afin d’élaborer une couverture adaptée (responsabilité civile ou administrative en cas d’atteinte à l’environnement, les pertes pécuniaires résultant de la responsabilité environnementale, des frais de dépollution des sols et des eaux, des frais de décontamination).

Assurance des véhicules à moteur 

  • Elaboration de la liste des véhicules à assurer (avec leurs équipements)
  • Détermination des garanties à souscrire en fonction de la nature et de l’ancienneté des véhicules
  • Mise au point des garanties annexes (assurance des véhicules personnels des agents et élus en mission, marchandises transportées, bris de machines)
  • Détermination des franchises adaptées en fonction des véhicules

Assurance des biens spécifiques à garantir : risque Informatique, matériels de sonorisation, expositions etc..

  • Elaboration de la liste des biens à garantir
  • Définition des montants de garantie à souscrire
  • Détermination des franchises adaptées aux risques.

Assurance protection juridique et fonctionnelle des agents / élus 

  • Définition des activités à garantir présentes et futures du nombre d’agents et d’élus
  • Définition des montants de garantie à souscrire
  • Détermination des franchises adaptées aux risques.

Assurance des prestations statutaires  

  • Définition du personnel à assurer (affilié à la CNRACL, à l’IRCANTEC)
  • Définition de l’assiette des prestations
  • Mise en place des prestations à souscrire (décès, accident du travail, maladie, maternité etc…)
  • Détermination des franchises (absolues, cumulées…)
  • Conseil sur « l’auto assurance » pour la collectivité.

Deuxième phase : analyse de l'existant et mise en place de la consultation

Le consultant :

  • Analyse des contrats existants, ses forces et ses faiblesses
  • Analyse de la sinistralité sur les cinq dernières années
  • Arrête avec la collectivité le choix de la procédure 
  • Met au point les lettres de résiliation des contrats en cours
  • Elabore l’avis public à la concurrence  et toutes les pièces relatives à la procédure
  • Rédige sous forme de projet remis à la collectivité, un dossier de consultation en conformité avec les dispositions du Code de la Commande Publique.

Le dossier de consultation comprend pour chaque lot-type de contrat, les pièces suivantes :

  • L’inventaire des risques  - sinistralité
  • Les conditions générales de garanties
  • Le CCTP (conditions particulières de la garantie)
  • Le CCAP (cahier des clauses administratives particulières 
  • L’acte d’engagement
  • Ce dossier de consultation est assorti du règlement de consultation 

Publication en ligne du dossier de consultation par la collectivité sur la plateforme de dématérialisation

Nous proposons à la collectivité les réponses à apporter aux candidats qui souhaiteraient avoir des précisions sur les éléments du dossier de consultation.

Troisième phase : analyse des candidatures et des offres

1 - Examen des candidatures

Vérification des pièces administratives des candidats


2 - Rapport d’analyse des offres 

Rapport rédigé à partir des critères de jugement des offres figurant dans le règlement de consultation, à savoir :

  • Valeur technique de l’offre (adéquation ou non avec les dispositions du dossier de consultation)
  • Prix de la prestation
  • Moyens mis à la disposition du candidat pour la gestion du dossier

Contenu du rapport :

  • Evaluation de la portée exacte des modifications et réserves éventuelles proposées par les soumissionnaires par rapport aux dispositions du dossier de consultation 
  • Mise en valeur des exclusions, des clauses spécifiques, de la pérennité du contrat, des franchises proposées …

Présentation sur site et restitution du résultat de l’analyse à l’organisme chargé de la décision (Commission d’appel d’offres, commission ad hoc, autre…). 

Lorsque la procédure l’y autorise le consultant mène avec la collectivité les négociations nécessaires à la revalorisation des offres.


3 - Mise en place et vérification de l’adéquation des contrats

Notre cabinet assiste également la collectivité dans 

  • La préparation des courriers aux assureurs retenus et aux candidats non retenus
  • La rédaction du rapport de présentation de la consultation mettant un terme à la procédure conformément aux dispositions du Code de la Commande Publique 
  • Le contrôle des notes de couverture rédigées par les assureurs
  • La rédaction de l’avis d’attribution.

Arima Consultants Associés s’engage à accompagner la collectivité (réunions et déplacements) dans le cas d’une mise en concurrence infructueuse par la mise en place d’une nouvelle consultation. 

Cette prestation est incluse dans notre offre de base, sans surcoût.